PERANAN ANGGARAN SEBAGAI ALAT MANAJEMEN BANK

PERANAN ANGGARAN SEBAGAI ALAT MANAJEMEN BANK

Oleh: Arowadi Lubis

Setiap tingkat manajemen dalam melaksanakan tugas sehari-hari akan dihadapkan pada tiga fungsi pokok yaitu:

A.    Fungsi perencanaan

B.     Fungsi pelaksanaan

C.     Fungsi pengawasan

Masing-masing fungsi ini melekat erat pada diri setiap manajer, dan di samping itu masing-masing fungsi tersebut juga mempunyai korelasi yang sangat erat satu sama lainnya. Untuk melaksanakan fungsi
manajemen tersebut terutama fungsi perencanaan dan pengawasan banyak alat dan cara yang dapat ditempuh, salah satunya adalah anggaran.

Secara garis besar, management activity dan budgeting activity mempunyai kesamaan dan keselarasan, seperti diuraikan sebagagaimana dalam table berikut:

MANAGEMENT ACTIVITY	BUDGETING ACTIVITY
Planning	Penetapan sasaran dan tujuan perusahaan pengumpulan data intern dan ekstern yang diperlukan untuk Planning, mengadakan evaluasi dari berbagai alternative dalam proses pemilihan plan of action, pengembangan dan pemberian persetujuan terhadap final plan.
Organizing dan Staffing	Penetapan tugas dan tanggung jawab pencapaian atau pelaksanaan rencana kerja baik perorangan maupun untuk tiap kesatuan kerja yang ada pada perusahaan tersebut.
Communicating dan Coordinating	Membina terciptanya saling pengertian serta mencari alasan yang rasional tentang pemilihan sasaran dan tujuan perusahaan, serta penetapan batas-batas kewenangan serta syarat performance yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.
Directing	Pemberian kewenangan untuk melaksanakan rencana kegiatan yang telah disetujui, mengadakan monitoring terhadap performance masing-masing individu maupun kesatuan kerja serta pemilihan langkah-langkah yang perlu untuk perbaikan performance tersebut.
Measuring	Mengumpulkan data keuangan maupun data non-keuangan sebagai dasar untuk pengukuran tingkat kemajuan yang dicapai seperti yang telah ditetapkan dalam rencana kerja.
Controlling	Menyediakaninformasi yang perlu untuk pengambilan kepuasan atau tindak lanjut apabila terjadi penyimpangan.

Perbandingan dua fungsi dalam table member gambaran keselarasan dan kesamaan fungsi manajemen dan fungsi anggaran, atau minimal fungsi budget membantu fungsi management untuk menyediakan informasi yang penting bagi manajemen.

A.    ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN KEGIATAN PERBANKAN

Ada satu pertanyaan yang harus terjawab dalam peran anggaran sebagai alat perencanaan kegiatan bank, yakni “sejauh mana anggaran bank mampu memenuhi kebutuhan manajemen bank dalam perencanaan usahanya?”  Jawaban singkatnya adalah sesungguhnya anggaran itu sendiri merupakan rencana kerja yang disusun secara sistematis dan dinyatakan dalam bentuk satuan uang. Jadi, sebenarnya anggaran telah membahas kebutuhan manajemen dalam melaksanakan fungsinya berupa perencanaan, baik jangka pendek (short run), dan jangka panjang (corporate plan), maupun perencanaan politis, strategis, taktis sampai dengan perencanaan operasional, kesemuaannya dirumuskan secara terpadu dan sistematis di dalam anggaran.

Kesamaan, keserasian dan keselarasan antara anggaran dan fungsi perencanaan tidak berhenti samapi di situ. Sifat-sifat anggaran juga sejajar dengan sifat-sifat suatu perencanaan yang baik, seperti diuraikan sebagai berikut:

a.       Perencanaan merupakan anticipator decision making yakni sesuatu yang dilakukan untuk masa yang akan dating harus telah dipertimbangkan, dipikirkan, dan diputuskan alternative yang terbaik sebelum kegiatan itu sendiri dilaksanakan. Dimana letak persamaannya dengan sifat anggaran? Kalau ditinjau lebih mendalam, ternyata bank budgeting juga mempunyai criteria seperti sifat perencanaan diatas. Past performance bersama situasi dan kondisi bisnis yang ada pada saat ini maupun proyeksi masa yang  akan dating dievaluasi secara sistematis untuk melihat berbagai alternative yang mungkin ada untuk pilihan yang terbaik.

b.      Perencanaan merupakan system of decision, maksudnya suatu perencanaan tidak dapt dilakukan sepotong-sepotong, karena keberhasilan suatu badan usaha dalam mencapai sasaran sangat tergantung dari keserasian pengelolaan masing-masing faktor produksi tersebut dalam suatu keterpaduan. Bagaimana dengan anggaran? Apakah masih serasi dengan sifat perencanaan yang kedua ini? Jawabannya masih serasi, dimana anggaran juga merupakan system of decision. Mengapa? Sebab dalam mekanisme kerja anggaran atau dalam penyusunan anggaran, diawali dengan analisa SWOT, analisa CRITICAL POINT, dan analisa keseimbangan faktor-faktor usaha.

c.       Perencanaan bersifat Komprehensif, yaitu rencana disusun secara lengkap untuk masing-masing jenis kegiatan, dan juga disusun untuk masing-masing tingkat manajemen. Apakah anggaran juga memenuhi criteria kegiata sekaligus yang terakhir ini? Jawabannya tentu benar. Sebab anggaran disusun meliputi segala aspek kegiatan yang ada pada suatu bank untuk masa yang akan dating. Di samping itu, anggaran juga disusun secara integral, dengan kata lain anggaran disusun dengan memperhatikan kegiatan usaha yang menjadi tanggung jawab setiap level manajemen yang ada panda bank yang besangkutan. Dengan demikian, anggaran akan menjawab semua fungsi perencanaan dari setiap level manajemen, baik ditinjau dari segi kegiatan usaha secara fisik ataupun kegiatan usaha secara rupiah (dengan indikasi nominal).

B.     ANGGARAN SEBAGAI ALAT ORGANIZING

Perencanaan yang jelas untuk setiap jenis kegiatan usaha yang akan ditempuh oleh suatu bank pada waktu-waktu yang akan dating, akan sangat membantu bagi manajemen bank yang bersangkutan didalam menyusun organisasinya. Hal ini dikarenakan alasan sebagai berikut:

a.       Rencana kerja yang jelas, akan sangat membantu dalam menentukan bentuk, sifat, maupun struktur organisasi bank yang bersangkutan. Dalam konteks ini, anggaran akan membantuk manajemen untuk memperoleh struktur organisasi yang efektif (sangkil) dan efisien (mangkus).

b.      Rencana kerja yang jelas akan membantu akan memudahkan manajemen dalam menyusun uraian tugas (job description), dan garis kewenangan dan tanggung jawab (line of authority and responsibility) yang berorientasi pada sasaran yang akan dicapai oleh masing-masing bank. Setelah job description dan line of authority and responsibility disusun dengan baik dan ditetapkan, maka pihak manajemen akan lebih mudah memilih dan menetapkan kualitas dan kuntitas personalia yang akan menduduki masing-masing posisi dan jabatan dalam struktur organisasi bank. Disinilah peran anggaran akan kelihatan kembali, dimana anggaran akan membantu pihak manajemen agar terhindar dari kesalahan dalam memilih personalia baik pada tahapan recruitment maupun pada tahapan training dan pacement. Akhirnya, dengan adanya anggaran, akan dapat diperoleh the right man in the right place.

c.       Rencana yang jelas memungkinkan bank untuk mengatur Span of Control organsisasi sedemikian rupa, sehingga beban organisasi dan masing-masing individu dapat ditentukan secara proporsional, dengan kata lain,  tidak ada bagian yang over loaded sedangkan dibagian yang lain terlalu ringan atau over laping

C.    ANGGARAN SEBAGAI ALAT COMMUNICATING ATAU COORDINATING

Perbankan dikelola dalam berbagai unit kerja yang berlainan, oleh karena itu antara satu bagian dengan bagian yang lain, harus ada komunikasi dan koordinasi yang aktif, serta terorganisir dalam suatu mekanisme anggaran. Pertanyaannya adalah “ Bagaimana fungsi koordinasi dari anggaran tersebut akan dapat memainkan peranannya di dalam membantu manajemen untuk melaksanakan fungsi-fungsinya?”

Jawaban pertama adalah fungsi koordinasi akan terlihat dan tercipta akibat adanya motivasi para pelaksana di dalam pencapaian target usaha yang tak mungkin akan tercapai tanpa kerja sama dengan unit kerja yang lain. Kebutuhan akan kerja sama ini akan mendorong timbulnya komunikasi antara unit-unit kerja yang bersangkutan. Dengan adanya koordinasi dan komunikasi akan sangat membantu masing-masing pihak di dalam memecahkan permasalahan.

Kedua, fungsi koordinasi dan komunikasi akan timbul karena sifat-sifat jasa perbankan itu sendiri saling terkait. Misalnya kredit, mau tidak mau bank yang bersangkutan harus memiliki dana yang mencukupi, atau sebaliknya bank perlu mencari dana apabila ada penyaluran pada earning asset.

Peranan anggaran dalam kegiatan koordinasi sebenarnya mudah terlihat sejak awal dari penyusunan anggaran yaitu dalam bentuk perusumasan volume atau target usaha serta pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-masing unit kerja. Selanjutnya fungsi koordinasi dari anggaran yaitu dalam menjaga tingkat performance masing-masing unit kerja pada porsi yang telah direncanakan agar tidak terjadi overcapacity di satu sisi dan undercapacity di sisi yang lain. Pada akhirnya, ketika melakukan evaluasi akan terlihat init-unit kerja yang mengalami favorable variance atau unfavorable variance.

D.    ANGGARAN SEBAGAI ALAT DIRECTING ATAU ACTUATING

Anggaran yang sudah ditetapkan selanjutnya akan mempunyai kekuatan formal atau kekuatan yuridis bagi anggota manajemen bank yang bersangkutan untuk dilaksanakan. Anggaran akan menjadi alat dan wewenang bagi anggota manajemen untuk mencapai sasaran yang hendak dicapai.

Jadi, anggaran yang sudah ditetapkan secara formal akan menjadi sumber timbulnya keputusan yang akan dilakukan oleh setiap tingkat manajemen, baik keputusan yang bersifat strategis maupun keputusan yang bersifat teknis. Di sisi lain, anggaran juga bermanfaat bagi manajemen bank dalam menyusun kebijakan strategis dan taktis, dalam proropsi yang sesuai dengan tingkat manajemen tertentu. Oleh karena itu, tidaklah berlebihan jika dikatakan bahwa anggaran merupakan kekuatan manajemen untuk melaksanakan wewenangnya.

E.     ANGGARAN SEBAGAI ALAT PENGUKURAN PERFORMANCE

Anggaran sebagai alat pengukuran performance bank dapat diartikan sebagai anggaran akan menjadi patokan (standard) yang akan dipakai sebagai alat untuk mengukur sejauh mana unit-unit kerja bank berhasil atau gagal dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. Besar kecilnya keberhasilan atau kegagalan dari masing-masing unit kerja akan diukur dari besar kecilnya tingkat variance antara anggaran dengan realisasi kerja.

Daya ketepatan anggaran sebagai alat pengukur performance suatu unit kerja sangat tergantung dari ketepatan penyusunan (kualitas) anggaran. Maka, penyusunan anggaran harus dilakukan secermat mungkin. Di samping itu agar vaiditas anggaran terjaga, maka anggaran harus dievaluasi kembali, bahkan jika perlu, dilakukan berbagai adjusment.pengukuran performance dari suatu unit kerja melalui naggaran, setidaknya akan memberikan manfaat bagi bank sebagai suatu entity dan bagi masing-masing pribadi manajemen yang bersangkutan. Berbagai manfaat yang setidaknya dapat diperoleh adalah sebagai berikut: 

a.       Mengetahui evisiensi satu unit kerja

b.      Mengetahui berbagai kebijakan didalam merealisir suatu anggaran

c.       Mengukur prestasi kerja masing-masing manajemen untuk tujuan promosi, kenaikan gaji, mutasi dan lain-lain.

d.      Sebagai umpan balik untuk segala bentuk perbaikan operasi bank yang bersangkutan.

F.     PERANAN ANGGARAN SEBAGAI ALAT PENGAWASAN

Sebelum masuk dalam peran anggaran sebagai alat pengawasan, perlu dijabarkan terlebih dahulu tujuan dari pengawasan itu sendiri, yakni:

a.       Untuk penjagaan dan pengamanan harta milik bank

b.      Untuk mendorong dicapainya efisiensi kerja yang baik

c.       Untuk mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan

d.      Untuk memperoleh adanya administrasi keuangan yang tepat waktu, tepat guna dan teliti.

Lantas, sejauh manakah masing-masing tujuan pengawasan diatas dapat diwujudkan melalui anggaran? Jawabannya seperti diuraikan berikut ini:

a.       Pada dasarnya, anggaran itu sendir merupakan suatu sistem otoritas atas pengeluaran biaya, baik biaya usaha (modal kerja) maupun untuk biaya investasi. Jadi sebelum dilakukan suatu pembayaran untuk pengeluaran tertentu, maka pengeluaran tersebut akan terlebih dahulu dicocokkan dengan mata anggaran yang ada melalui sistem approval yang berlaku.

b.      Sistem anggaran yang berlaku di bank akan memotivasi adanya sistem administrasi yang baik, berupa pencatatan pengeluaran biaya ke dalam pos-pos yang sesuai dengan struktur rekeningnya.

c.       Anggaran akan menunjukkan besarnya pendapatan (revenue) yang seharusnya diterima oleh bank, sebagai akibat dari kegiatan-kegiatan usaha yang dilakukan. Konsekuensinya, apabila ada suatu kegiatan usaha yang tidak menghasilkan pendapatan sebesar angka yang telah dianggarkan, maka akan memancing pihak manajemen untuk menyelidiki lebih lanjut sebab-sebab terjadinya suatu penyimpangan tersebut. Dengan demikian, anggaran telah meanjadi alat perlindungan bagi pendapatan yang seharusnya diterima oleh bank, agar jangan sampai mengalami kebocoran.

d.      Anggaran akan sangat membantu mengukur prestasi kerja atau manfat yang diterima, dan mengukur biaya yang seharusnya dikelurakan. Pengukuran prestasi kerja dan tingkat biaya dilakukan dengan analisa variance. Pendapatan dan biaya yang diharapkan disebut dengan favorable, sebaliknya disebut dengan unfavorable. Jadi, dengan adanya analisa variance  akan mendorong para pelaksana di setiap tingkat manajemen yang belum berprestasi sesuai target anggaran serta mentaati kebijakan yang telah digariskan oleh top management.

Jadi, anggaran dapat dipakai sebagai alat untuk mengantisipasi problem-problem potensial yang mungkin timbul di kemudian hari agar dapat dicegah sedini mungkin dengan pemecahan yang setepat-tepatnya. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa anggaran merupakan early warning system dalam pengendalian jalannya bank.